ネットでの買い物といえば、アマゾンと楽天だが、法人としての利用はアマゾンの方が適しているようだ。
楽天は法人での利用が難しい
ある営業拠点から、備品を楽天で購入したい、という要望があり、調べることになった。「楽天、法人利用」で検索すると、楽天のFAQがヒットして次のような公式の説明を見つけた。
簡単に言うと、法人名で登録した上での利用も可能だが、おすすめしません、自己責任でお願いします、ということだ。この段階で逃げ腰になる。
楽天は「商店街」、アマゾンは「巨大な販売店」
これはおそらく、楽天のしくみが、ひとつのショップではなく、たくさんのショップが営業する場所、商店街のようなものだからだろう。取引はあくまで、各ショップと行うことになる。たまたま利用した店とトラブルになっても、商店会長が仲裁してくれるわけではない。極端な言い方になるが、楽天としての「実態」はない、ということだろう。一方、Amazonは、巨大だが、一つの店舗である。もちろんアマゾンでもリスクがゼロではなく、怪しい出品者には気をつける必要があるが、出荷元がアマゾンのものを選べば、納期や配送方法、支払い、返品ルールなどもアマゾンの管理下にあるわけで、トラブルの不安は、ほぼ無いといって良いだろう。
インヴォイス制度の問題もある
2023年10月から導入されたインヴォイス制度の問題もある。楽天で物品購入する場合は、購入先が課税事業者か免税事業者かも、その都度、確認しなければならないし、免税事業者であった場合、管理部門としては、購入を許可するのか、判断が必要になる。管理部門の負担増につながる恐れがある。
Amazonは法人での利用も便利だった
皆さん使い方に慣れている
そういう訳で勤務先ではアマゾンの利用を推奨している。勤務先はどちらかというと、ITリテラシー低めの人たちが多いのだが、アマゾンはほとんどの人が利用したことがあり、使い方に混乱する人も少なく、ちょっとした物品の購入方法として、社内で定着してきている。
Amazonを利用するメリット
商品の選択、見積、社内での申請と発注手続きまでの一連の作業を現場に下ろすことができる。例えば店舗によっては定休日や営業時間が異なるので、発注時の配送日時の指定や置き配の可否も、現場に判断を任せてしまったほうが、楽である。
メールアドレスで利用者を管理できる
法人ユーザーとしてAmazonに登録すると、管理画面ができる。管理画面上で購入者をメールアドレスをIDとして登録、管理できる。権限がないスタッフの利用を防ぐことができる。
配送先を管理できる
管理画面で配送先を登録できる。発注者はそこから選ぶだけなので、配送先の記入の手間やミスをなくすことができる。また配送先の登録は、管理者のみに限定することもできる。悪いやつが自宅宛に商品を送ってしまう、なんてことを（まあ、あまりないとは思うが、）防ぐことができる。
「管理番号」と「承認」で管理
利用方法は、会社のアカウントでログインすること以外は、個人でで買い物をする時とほぼ同じ。ただ、最後に押すボタンは、「購入」ボタンではなく、「購入を申請」ボタン。このボタンを押すと、管理者にメールが飛んでいく。もうひとつ、違う点として、勤務先では「管理番号」の記入を必須に設定している。ここには物品購入を事業本部に申請した際の「申請番号」を記入してもらうことにしている。管理者は、この管理番号を見て、申請内容を確認、事業部長に承認されていることを確認してから、発注を承認する。管理番号にでたらめな数字を打ち込んでも「購入を申請」ボタンを押すことはできるが、管理者のところで番号の確認があるので、勝手な買い物はできない。
月末締めの請求書払いが可能
支払いは、月末締めの銀行振込が利用できる。請求書（もちろん、適格請求書）には、前述の「管理番号」が記載されているので、費用を事業部ごとに割り振る必要がある場合も、便利である。
みんな楽になった
Amazonを法人ユーザーとして活用し始めてから、約2年。以前のフローと比べると、現場、総務、経理、みんな楽になったように見える。それでいて管理もしっかりできており、今のところ、問題は起きていない。私の勤務先は中小企業で、少額の物品購入も事業部長の承認が必要、ルールが厳しい方だと思う。そういうルール厳しめの会社の方にもアマゾンの法人利用は可能だと思う。
（大抵の物は、売ってますから便利ですよ）
